Efficiënt behandelen vergadervoorstel

Behandeling toestemmingsverzoek eigenaar

Met regelmaat ontvangt een VvE beheerder verzoeken voor het verlenen van toestemming, die alleen het privé belang van een eigenaar dienen. (Soms zelfs in de pauze van de vergadering). Uiteraard is de beheerder hiervoor het eerste aanspreekpunt. Alleen, voldoen veel van deze voorstellen niet aan de vorm-vereiste om ze aan de vergadering te kunnen voorleggen. Ongeacht dat het soms sympathieke initiatieven zijn, kost het soms ook veel tijd duidelijk te krijgen wat een eigenaar nu exact vraagt. Laat staan dat de vergadering zo een overwogen besluit kan nemen. Lastiger, wordt het wanneer zo’n verzoek midden in het vergaderseizoen wordt ontvangen en er nog allerlei vragen beantwoord moeten worden. Uiteraard blijft de initiatiefnemer zelf verantwoordelijk voor zijn aanvraag. Echter, wil dat nog niet direct zeggen dat iedereen bij machte is dit voorstel zelf voldoende voor te bereiden. Anderzijds, zit er ook niemand op te wachten dat er aanvragen blijven liggen en bewoners zonder toestemming zelf voorzieningen gaan aanbrengen..

Ook in mijn dagelijkse praktijk ontstond zo de behoefte aan een soepeler aanvraag-methode met ‘duidelijke uniforme handvatten’ waarbij vergaderingen direct een compleet beeld krijgen, zonder dat dit de beheerorganisatie veel tijdsinspanning zou kosten maar waarbij er voor eigenaren wel een lage drempel blijft om toestemming aan de vergadering te vragen..

De oplossing bleek minder lastig dan de vraag: In 2017 en 2018 heb ik geëxperimenteerd met een uniform formulier (Indienen vergadervoorstel ALV)  met 16 standaard vragen. Deze vragen heb ik vooraf laten toetsen door Rijssenbeek Advocaten en vervolgens heb ik het formulier op de eigenaarssite van iedere VvE geplaatst zodat iedereen het zelf kon downloaden. Verder verwees ik (de eerste keer) bij de aankondiging van de vergadering naar het formulier. De ervaring was dat de eigenaren soms even moesten wennen. Echter, toen het idee duidelijk werd, waren er nog nauwelijks vragen. Ook scheelde het vergadertijd omdat men in één keer inzicht had.  Leuk, was dat sommige eigenaren zelf meldde het een heel praktisch idee te vinden en te zien dat verschillende collega’s inmiddels een soort gelijk idee hebben bedacht of dit hebben overgenomen. Ik deel het zodoende hierbij!